 |
| www.dandaen.blogspot.com |
Sebenernya banyak
pengertian mengenai surat bisnis atau surat niaga namus disini saya ada
beberapa refrensi mengenai surat bisnis atau surat niaga, beberapa pengertian
tentang surat niaga antara lain:
- Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga dibuat oleh perusahaan untuk mencari keuntungan.
- Surat niaga adalah surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan perniagaan.
- Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh badan–badan atau perusahaan–perusahaan dalam rangka menjalankanusahanya.
Adapun beberapa macam atau jenis surat niaga antara
lain sebagai berikut:
1. Surat
Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang
berisi informasi keadaan suatu barang/jasa yang hendak dijual kepada calon
pihak yang dikirim surat (calon pembeli/pengguna jasa).
Supaya calon pembeli menjadi
tertarik membeli barang dagangan itu, penjual harus pandai-pandai menarik minat
pembeli malalui suratnya.Gaya bahasa harus dibuat semenarik dan sejelas mungkin
supaya pembeli yang pada mulanya tidak menaruh minat dapat berubah pikiran dan
ingin membelinya.
Adakalanya surat penawaran dikirim
untuk membalas surat permintaan penawaran yang diajukan calon pembeli. Oleh
karena itu, di dalam surat penawaran, sebaiknya juga disebut nomor dan tanggal
surat permintaan penawaran tersebut, supaya calon pembeli dapat mengingat surat
permintaan penawaran yang pernah dibuatnya. Apabila tidak dapat memenuhi
permintaan penawaran tersebut, sebaiknya pihak penjual menuliskan alasannya
dengan jelas sambil mencoba menawarkan produk lain sejenis sesuai kebutuhan
calon pembeli.
2. Surat
permintan penawaran barang
Surat permintaan penawaran barang
adalah surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud
meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai
jual-beli barang.
Calon pembeli tersebut meminta
informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon
penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan
katalog atau brosur harga produk.
Hala hal yang perlu diperhatikan
oleh pembei:
- Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
- Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
- Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.
3. Surat
pemesanan
Surat pemesanan ialahsurat dari
pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah
barang atau memesan suatu jasa tertentu.
Kemudian ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam penyusunan surat pesanan, antara lain sebagai berikut:
- menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
- menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk dafatar agar mudah melayani dan mengeceknya.
- menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
- menyebutkan cara pembayaran.
- menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
- menyebutkan cara pengepakan.
4. Surat
klaim (Pengaduan)
Surat pengaduan atau yang biasa
dikenal sebagai stilah surah klaim adalah surat pemberitahuan dari
pemesan/pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak
sesuai dengan pesanan.
surat pengaduan dibuat karena;
jumlah/mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran
isi perjanjian. Berdasarkan faktor-faktor tersebut, pemesan dapat mengajukan
surat pengaduan dan besar kecilnya kerugian yang ditimbulkan tergantung kepada
faktor-faktor tersebut.
Jika anda ingin menyusun atau membuat surat pengaduan
atau klaim, sebaiknya anda memperhatikan hal-hal berikut ini :
- hubungkan denga nomor dan tanggal surat pesanan
- unkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda merasa tidak puas.
- sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
- jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata
- jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki dengan tidak merugikan kedua belah pihak.
5. Surat
pengantar barang
Yaitu surat yang digunakan sebagai
pengantar barang dari penjual kepada pembeli atau pengantar paket barang-barang
dan sebagainya.
Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar
barang adalah:
1)
Nama dan
alamat pengirim serta penerima surat/ barang
2)
Nomor surat
pengantar
3)
Tempat dan
tanggal pembuatan surat
4)
Jumlah,
jenis, merek dan keterangan lain mengenai barang/dokumen yang akan dikirim.
5)
Tanda tangan
dan nama terang pengirim surat pengantar, disertai cap/ instansi yang
bersangkutan
6)
Kolom untuk
tanda tangan dan nama terang penerima barang.
Ada dua macam bentuk surat pengantar
yaitu bentuk surat biasa dan bentuk formulir/blangko. Surat pengantar yang
menggunakan blangko lebih praktis dan cocok digunakan jika barang yang
dikirimkan tidak membutuhkan penjelasan yang panjang. Surat pengantar bentuk
surat biasa pada umumnya lebih cocok untuk mengirimkan barang yang perlu
penjelasan lebih panjang.
6. Surat
pengiriman Pembayaran
Surat pengiriman pembayaran adalah
surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual yang isinya memberitahukan bahwa
barang telah diterima dan pembayaran segera penuhi sesuai dengan yang telah
disepakati.
Adapun isi pokok yang tercantum dalam surat pengiriman
pembayaran adalah sebagai berikut:
a) Menyatakan barang sudah diterima
dengan baik.
b) Menjelaskan cara-cara pembayaran.
c) Menyatakan kesan untuk memelihara
hubungan kemitraan yang menguntungkan.
d) Minta konfirmasi penjual atas
pembayaran tersebut.
7. Surat
Tagihan
Surat tagihan meruupakan surat yang
dibuat oleh penjual atau pedagang (kreditur) yang berisi peringatan/
mengingatkan pihak pembeli (debitur) untuk membayar sejumlah uang atas
barang-barang yang dibelinya. Dengan kata lain, surat tagihan dibuat karena
pihak pembeli belum membayar atau tidak mengirimkan uang pembayaran pada
tanggal pelunasan yang telah disepakati bersama.
Sebelum membuat surat tagihan,
hendaknya penjual (kreditur) memperhatikan hal-hal yang berkaitan dengan surat
tagihan, seperti: pencatatan secara teratur dan tersusun setiap terjadi
transaksi, melakukan pemeriksaan terhadap semua catatan keuangan untuk
mengetahui pelanggan yang belum melakukan pembayaran dan membuat surat tagihan
tepat pada tanggal penagihan yang telah ditentukan (disanggupi pihak pembeli).
Hal-hal yang perlu dimuat dalam surat tagihan itu
diantaranya adalah:
- Memberitahukan dan mengingatkan mengenai pernyataan waktu pembayaran;
- Pembayaran yang harus segera dibayar/besarnya utang yang harus dibayar;
- Menunjukan tanggal, nomor surat dan faktur pembelian; serta
- Cara pelunasan yang harus dilakukan.
Penulisan surat tagihan dapat dilakukan dengan
beberapa tahap, yaitu:
- Surat Tagihan Pertama
Surat ini merupakan surat peringatan
yang bersifat mengingatkan dan memberitahukan mengenai kewajibannya, dengan
cara menyampaikan salinan faktur, kartu peringatan tercetak atau melalui surat
penawaran yang disisipkan teguran.
2. Surat Tagihan Kedua
Surat tagihan kedua ini dibuat jika
pihak debitur tidak membayar dan tidak menanggapi, maka surat kedua ini dibuat
dengan nada agak keras agar debitur betul menyadari akan kewajibannya.
3. Surat Tagihan Ketiga
Surat tagihan ketiga ini dibuat jika
surat tagihan kesatu dan kedua tidak mendapatkan tanggapan serius dari pembeli.
Isi surat bernada agak keras dan diberi nada tekanan berupa batas waktu
tertentu disertai dengan ancaman.
Misalnya: “Jika Saudara tidak
membayar utang tersebut, maka kami akan menagih melalui Bank (inkaso)”. Langkah
ini cukup efektif karena dapat merugikan pembeli karena hilangnya referensi
bank dan kredit bank. Jika pembeli tidak memiliki rekening bank, penjual dapat
membuat surattagihan ketiga ini dengan nada yang lebih keras dari isi surat
kesatu dan kedua
S 4. surat Tagihan Keempat (Terakhir)
Jika semua surat tagihan yang
dikirim tidak juga mendapatkan perhatian, maka penjual dapat, melakukan
berbagai alternative untuk melakukan tagihan, diantaranya dengan cara sebagai
berikut:
- Menelepon;
- Mengirim telegram;
- Menagih langsung dengan datang ke tempat usaha pembeli (debitur); atau
- perjanjian yang berakibat hukum.
